Ce să ceri unui consultant IT înainte să semnezi un contract

Marius | smartnix.ro

Ai decis că ai nevoie de ajutor IT extern. Poate că ai citit articolele anterioare și ți-ai dat seama că infrastructura firmei tale are lacune serioase. Poate că tocmai ai trecut printr-un incident neplăcut. Sau poate că afacerea ta a crescut și nu mai poți gestiona singur tot ce ține de tehnologie.

Ai căutat, ai găsit câteva variante, și acum trebuie să alegi. Cum faci diferența dintre un consultant serios și unul care îți va complica viața?

Iată întrebările pe care trebuie să le pui — și ce să cauți în răspunsuri.

Întrebarea 1: „Poți să-mi explici ce vei face, în termeni pe care îi înțeleg?"

Aceasta este prima și cea mai importantă întrebare. Nu pentru că ai nevoie să înțelegi fiecare detaliu tehnic, ci pentru că un consultant bun știe să comunice valoarea muncii sale în termeni de business, nu în jargon tehnic.

Dacă răspunsul este un șir de acronime și termeni tehnici fără nicio legătură cu problema ta concretă — atenție. Un specialist care nu poate explica simplu ce face, fie nu înțelege cu adevărat nevoile tale, fie nu vrea să înțelegi ce faci.

Ce cauți: o explicație clară a problemei identificate, a soluției propuse și a beneficiului concret pentru afacerea ta.

Întrebarea 2: „Ce se întâmplă dacă ceva merge prost după implementare?"

Orice implementare IT poate genera probleme neprevăzute. Un consultant serios știe asta și are un plan clar pentru situațiile de urgență.

Întrebările specifice:

  • Care este timpul de răspuns dacă am o problemă urgentă? (ore? zile?)
  • Sunt disponibil în afara programului de lucru, dacă apar urgențe?
  • Cum gestionezi o situație în care o modificare pe care ai făcut-o a cauzat o problemă?
  • Există o perioadă de garanție după implementare?

Ce cauți: angajamente clare, realiste, puse în scris. Un consultant care promite disponibilitate 24/7 pentru un tarif de câteva sute de euro pe lună minte sau se va epuiza rapid. Unul care spune „răspund în maximum 4 ore în timpul programului, urgențele se tratează separat" este mai credibil.

Întrebarea 3: „Voi putea să iau alt consultant dacă vreau să schimb?"

Aceasta este o întrebare despre dependența tehnologică — una dintre cele mai mari capcane în relațiile cu consultanții IT.

Un consultant care instalează sisteme pe care doar el le înțelege, cu parole pe care doar el le știe, cu documentație inexistentă sau inaccesibilă — te face prizonier. Orice tentativă de a schimba furnizorul devine costisitoare și dureroasă.

Ce cauți: un consultant care documentează tot ce face, îți oferă acces la toate parolele și configurațiile, și înțelege că relația continuă pentru că îi oferă valoare, nu pentru că ești blocat.

Dacă la această întrebare primești răspunsuri evazive sau dacă consultantul devine defensiv — semn roșu clar.

Întrebarea 4: „Ce experiență ai cu firme similare cu a mea?"

Un consultant care a lucrat exclusiv cu corporații poate fi supracalificat tehnic, dar poate propune soluții disproporționate pentru o firmă mică. Unul care lucrează doar cu firme din industria ta cunoaște specificul, reglementările și nevoile tipice.

Nu este o cerință absolută — un consultant bun se adaptează — dar experiența relevantă reduce semnificativ riscurile de implementare.

Ce cauți: exemple concrete de proiecte similare, preferabil cu posibilitatea de a contacta un client anterior ca referință.

Întrebarea 5: „Ce este inclus în tariful lunar și ce se facturează separat?"

Surprizele la factură sunt una dintre cele mai frecvente surse de conflict în relațiile IT. Asigură-te că înțelegi exact:

  • Ce tipuri de solicitări sunt incluse în abonamentul lunar?
  • Ce se consideră „urgență" și se facturează suplimentar?
  • Sunt incluse actualizările de sistem și de securitate?
  • Cum se facturează deplasările fizice la sediu?
  • Ce se întâmplă dacă ai nevoie de o extindere sau modificare majoră?

Ce cauți: un contract clar, cu definiții explicite pentru fiecare tip de serviciu și tarif asociat. Ambiguitatea în contract este întotdeauna în dezavantajul clientului.

Întrebarea 6: „Cum gestionezi confidențialitatea datelor firmei mele?"

Consultantul IT va avea acces la infrastructura ta, potențial la date sensibile, la comunicații interne, la sistemele financiare. Este o relație de mare încredere.

Ce cauți:

  • Semnarea unui acord de confidențialitate (NDA) înainte de orice acces la sisteme
  • Politică clară despre ce date vede, ce reține și cum le protejează
  • Conformitate cu GDPR în calitate de procesator de date (dacă are acces la date personale ale clienților tăi, trebuie semnat un DPA)

Un consultant serios ridică aceste subiecte el însuși, fără să fie întrebat.

Ce ar trebui să conțină un contract IT serios

Dincolo de întrebări, contractul în sine trebuie să conțină:

Scopul serviciilor — o descriere clară a ce este și ce nu este inclus. „Suport IT general" nu este suficient de specific.

SLA — Service Level Agreement — timpii de răspuns garantați pentru diferite tipuri de solicitări. Urgențe (sistem complet nefuncțional): X ore. Probleme medii (funcționalitate parțial afectată): Y ore. Solicitări normale: Z zile lucrătoare.

Proprietatea configurațiilor și documentației — tot ce creează consultantul pentru infrastructura ta îți aparține ție, nu lui. Documentația, parolele, configurațiile — toate trebuie să fie accesibile ție.

Clauze de încetare — ce se întâmplă dacă vrei să reziliezi contractul? Care este perioada de preaviz? Ce obligații are consultantul la încetarea relației (predarea documentației, transferul acceselor)?

Răspunderea — ce se întâmplă dacă o acțiune a consultantului cauzează pierdere de date sau downtime? Există o limită de răspundere? Este realistă față de impactul potențial?

Semnale de alarmă — când să te ferești

  • Refuză să pună angajamentele în scris sau propune contracte vagi
  • Nu poate explica ce face în termeni înțeleși
  • Nu are referințe sau refuză să le ofere
  • Propune soluții mult mai complexe decât par necesare situației tale
  • Devine defensiv când întrebi despre documentație și acces
  • Nu menționează confidențialitatea și GDPR din proprie inițiativă
  • Tarifele sunt semnificativ sub media pieței fără o explicație clară

Concluzie

Alegerea unui consultant IT este o decizie de business importantă — nu una pur tehnică. Cel mai bun consultant nu este neapărat cel cu cele mai impresionante certificări sau cu cel mai mic tarif. Este cel care înțelege nevoile afacerii tale, comunică clar, documentează tot și construiește o relație în care tu rămâi în control.

Întrebările de mai sus nu sunt teste pentru a prinde consultantul în greșeală. Sunt instrumente pentru a construi o relație sănătoasă de la bun început.

La smartnix.ro lucrez transparent: documentez tot, îți ofer acces complet la configurații, și contractele mele sunt clare despre ce este și ce nu este inclus. Contactează-mă pentru o discuție fără obligații.